1. Identificação da empresa operadora
A Dockey é uma plataforma tecnológica de geração, organização, envio, assinatura eletrônica e guarda de documentos, operada pela ARQIE TECNOLOGIA E INTERMEDIAÇÃO DIGITAL LTDA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob nº 14.198.098/0001-48, com sede em São José do Rio Preto/SP.
Para fins desta Política, a expressão Dockey se refere à plataforma, marca, sistemas, páginas e serviços digitais disponibilizados pela ARQIE aos seus clientes e usuários.
2. Papel da Dockey no tratamento de dados
A Dockey poderá atuar como controladora de dados pessoais quando definir as finalidades e meios de tratamento relacionados à gestão da conta, cobrança, suporte, segurança da plataforma, comunicação institucional e cumprimento de obrigações legais.
Em relação aos dados inseridos por empresas contratantes em documentos, signatários, fluxos de assinatura, modelos de documentos e demais conteúdos gerados pelos próprios clientes, a Dockey poderá atuar como operadora, tratando tais dados conforme as instruções da empresa contratante e os limites do contrato aplicável.
3. Dados pessoais que podem ser tratados
3.1. Dados de cadastro e conta
- Nome, e-mail, telefone, CPF/CNPJ, cargo, empresa, razão social e dados de identificação do usuário.
- Credenciais de acesso, preferências, permissões, plano contratado e histórico de uso da conta.
3.2. Dados de empresas contratantes
- Razão social, CNPJ, endereço, contatos administrativos, dados de cobrança e dados fiscais.
- Informações necessárias para contratação, emissão de cobranças, gestão de planos e suporte.
3.3. Dados de signatários
- Nome, e-mail, CPF/CNPJ, telefone e demais dados informados pela empresa remetente.
- Eventos de abertura, visualização, aceite, autenticação e assinatura do documento.
3.4. Dados técnicos e evidências de assinatura
- Endereço IP, data e hora, user agent, navegador, sistema operacional e registros de acesso.
- Hash do PDF final, identificador público, trilha de auditoria, eventos de envio, abertura, assinatura e conclusão.
- Assinatura visual, rubrica, aceite registrado e certificado de evidências.
- Geolocalização aproximada, quando aplicável e autorizada pelo usuário ou signatário.
3.5. Dados contidos nos documentos
Os documentos enviados, gerados ou assinados na plataforma podem conter dados pessoais, dados empresariais, informações contratuais, dados financeiros ou outras informações inseridas pelos próprios usuários. A responsabilidade pelo conteúdo dos documentos é da empresa ou usuário que realiza o envio ou geração do documento.
3.6. Dados de pagamento e cobrança
A Dockey poderá tratar dados necessários à cobrança dos planos, emissão de comprovantes, conciliação financeira e prevenção a fraudes. Dados sensíveis de cartão, quando existentes, devem ser processados por provedores de pagamento especializados, conforme a estrutura contratada, não sendo armazenados diretamente pela Dockey quando não forem necessários.
4. Validação de identidade e dados biométricos
Quando a funcionalidade estiver habilitada pelo remetente e disponível no plano contratado, a Dockey poderá solicitar ao signatário um documento oficial com foto e uma prova de vida pela câmera.
- A prova de vida pode ser processada com a tecnologia AWS Face Liveness.
- A referência facial da prova de vida pode ser comparada com a foto do documento por meio do AWS Rekognition CompareFaces.
- Podem ser tratados o documento enviado, imagem ou referência facial, resultado, score de liveness, similaridade facial, status e metadados técnicos do provedor.
- Essas informações são usadas para confirmar presença, reduzir fraude e reforçar as evidências técnicas de autoria.
As imagens de identidade são mantidas em armazenamento privado, não são exibidas na página pública de verificação e não são inseridas no PDF final. O certificado registra somente metadados, como status, score, similaridade, provedor e data/hora.
5. Finalidades do tratamento
- Criar, autenticar e administrar contas de usuários e empresas contratantes.
- Executar os serviços de geração, envio, assinatura eletrônica, organização e guarda de documentos.
- Identificar signatários e registrar evidências técnicas relacionadas ao ato de assinatura.
- Gerar trilhas de auditoria, relatórios técnicos, hashes e registros de integridade documental.
- Permitir o uso de modelos de documentos, campos variáveis, etiquetas e acervo documental.
- Processar cobranças, controlar planos, limites de uso, inadimplência e comunicações contratuais.
- Prestar suporte, responder solicitações, resolver incidentes e melhorar a experiência de uso.
- Prevenir fraudes, abusos, acessos indevidos, incidentes de segurança e uso ilícito da plataforma.
- Permitir verificação pública limitada do documento concluído, sem exposição de imagens de identidade.
- Preservar evidências para auditoria, perícia, cobrança, execução contratual e processos judiciais ou arbitrais.
- Cumprir obrigações legais, regulatórias, fiscais, contratuais e determinações de autoridades competentes.
6. Bases legais utilizadas
A Dockey trata dados pessoais com fundamento nas bases legais previstas na LGPD, conforme o contexto e a finalidade do tratamento, incluindo:
- Execução de contrato, para fornecer a plataforma e cumprir obrigações assumidas com clientes.
- Cumprimento de obrigação legal ou regulatória, quando a guarda, registro ou fornecimento de informações for exigido por lei.
- Exercício regular de direitos, especialmente para preservação de evidências, defesa em processos e comprovação de atos jurídicos.
- Legítimo interesse, para segurança, prevenção a fraudes, melhoria dos serviços e proteção da plataforma, sempre observados os direitos dos titulares.
- Consentimento, quando exigido pela legislação aplicável ou quando a funcionalidade depender de autorização específica.
7. Compartilhamento de dados
A Dockey poderá compartilhar dados pessoais apenas quando necessário para a prestação dos serviços, cumprimento de obrigações legais ou proteção de direitos, incluindo:
- AWS e Amazon S3, para infraestrutura e armazenamento privado.
- AWS Face Liveness e AWS Rekognition CompareFaces, quando a validação de identidade estiver habilitada.
- Provedores de envio de e-mails, mensageria, suporte técnico e comunicações transacionais.
- Provedores de pagamento, cobrança, emissão de notas fiscais, conciliação e antifraude.
- Empresas contratantes e usuários autorizados, quando os dados estiverem vinculados aos documentos, signatários e fluxos da respectiva empresa.
- Autoridades administrativas, judiciais, regulatórias ou fiscais, quando houver obrigação legal, ordem válida ou necessidade de defesa de direitos.
- Integrações com terceiros solicitadas pela empresa contratante, quando aplicável e conforme as permissões configuradas.
A Dockey não vende dados pessoais a anunciantes ou terceiros.
8. Segurança da informação
A Dockey adota medidas técnicas e organizacionais compatíveis com a natureza dos dados tratados, incluindo controle de acesso, criptografia em trânsito, segregação lógica, registros de auditoria, monitoramento, rotinas de backup, restrição de permissões e práticas de desenvolvimento seguro.
Documentos e imagens de identidade são mantidos em storage privado. Links públicos são limitados ao documento concluído e apresentam dados sensíveis mascarados, sem disponibilizar documentos de identificação, selfies ou referências de prova de vida.
Embora sejam adotadas medidas razoáveis de segurança, nenhum sistema é absolutamente imune a falhas, ataques ou incidentes. Caso ocorra incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, serão adotadas as providências cabíveis conforme a legislação aplicável.
9. Retenção, guarda e exclusão
Os dados pessoais e documentos poderão ser mantidos enquanto necessários para a execução dos serviços, cumprimento de obrigações legais, exercício regular de direitos, auditoria, prevenção a fraudes, solução de disputas e observância de prazos prescricionais.
Documentos assinados, relatórios de evidências, hashes, logs e trilhas de auditoria podem ser mantidos pelo prazo necessário à comprovação do ato jurídico e à proteção de direitos das partes envolvidas, respeitada a legislação aplicável e os contratos firmados.
Documentos de identificação, referências de prova de vida, selfies eventualmente coletadas e demais evidências biométricas permanecem vinculados à assinatura eletrônica enquanto o documento assinado correspondente existir. Essa retenção atende à execução contratual, prevenção a fraude, auditoria e exercício regular de direitos, sem exposição desses arquivos na verificação pública.
Em caso de encerramento da conta, o acervo permanecerá disponível para exportação pelo prazo contratual. Após esse período, a exclusão poderá abranger o conjunto completo do documento e suas evidências, mediante processo controlado e registrado.
Imagens de identidade vinculadas a documento assinado existente não são apagadas por prazo fixo. Arquivos temporários e validações abandonadas sem assinatura concluída podem ser eliminados automaticamente conforme a política operacional de retenção.
Quando a retenção não for mais necessária, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos de forma segura quando houver base legal para tanto.
10. Direitos dos titulares
Nos termos da LGPD, os titulares de dados pessoais podem solicitar, conforme aplicável:
- Confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados.
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade.
- Portabilidade, quando regulamentada e tecnicamente viável.
- Informações sobre compartilhamento de dados.
- Revogação do consentimento, quando essa for a base legal utilizada.
- Oposição ao tratamento, quando cabível.
Quando a Dockey atuar como operadora, determinadas solicitações poderão ser encaminhadas à empresa contratante responsável pelo documento ou fluxo em questão.
Solicitações de exclusão serão avaliadas conforme a base legal e o contexto. Determinadas evidências podem ser mantidas para prevenção de fraude, cumprimento contratual ou legal, preservação da validade probatória e exercício regular de direitos.
12. Transferência internacional
Alguns provedores de tecnologia, infraestrutura, armazenamento, segurança, comunicação ou pagamento podem processar dados em outros países. Quando isso ocorrer, a Dockey buscará adotar medidas compatíveis com a LGPD e com os contratos firmados com seus fornecedores.
13. Dados de menores de idade
A Dockey não é destinada diretamente a crianças ou adolescentes. Contudo, documentos enviados por empresas contratantes podem conter dados de menores, especialmente em contextos como educação, saúde, autorização de responsáveis ou contratos específicos. Nesses casos, a empresa remetente é responsável por garantir a base legal adequada e a legitimidade do tratamento.
14. Alterações desta Política
Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, operacionais ou tecnológicas. A versão vigente será sempre publicada nesta página, com a data da última atualização.
15. Contato e canal de privacidade
Para dúvidas, solicitações ou exercício de direitos relacionados a dados pessoais, entre em contato pelo e-mail: privacidade@dockey.com.br.
Identificação da operadora da plataforma: ARQIE TECNOLOGIA E INTERMEDIAÇÃO DIGITAL LTDA, CNPJ 14.198.098/0001-48, responsável pela plataforma Dockey.